ETIKA PERSIDANGAN

ETIKA PERSIDANGAN

PENDAHULUAN

Setiap persekutuan (perkumpulan) dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dan terikat dalam suatu ikatan hirarkis, dimana senantiasa terdapat hubungan antar sesama (atasan-bawahan) disebut organisasi. Karena itu, secara hirarkis organisasi merupakan wadah kegiatan administrasi, manajemen dan proses interaksi antar personil yang ada didalamnya.

Dalam melaksanakan seluruh aktivitasnya, sebagai upaya untuk mencapai tujuan bersama organisasi tersebut. senantiasa bertitik tolak pada peratuaran-peraturan (hasil-haasil keputusan musyawarah) yang ditanamkan oleh organisasi dan dijiwai oleh seluruh anggotanya. Keputusan-kepetusan yang diambil dalam persidangan tentunya merupakan kebijaksanaan organisasi yang harus disiasati oleh anggotanya.

Penguasaan tata cara persidangan merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh setiap pimpinan maupun anggota organisasi, karena persidangan yang melahirkan kepeutusan-keputusan merupakan faktor dominan dalam menentukan laju organisasi, bahkan pemerintahan dan masyarakat banyak. Selain itu, persidangan dalam segala aspeknya merupakan hal yang harus senantiasa diperhatikan\, manakal suatu organisasi yang tidak mau terjebak oleh keputusan-keputusan yang kaku atau mungkin merugikan.

PENGERTIAN PERSIDANGAN 

Sidang dalah pertemuan formal suatu organisasi guna membahas maslah tertentu dalam upaya mengahsilkan keputusan sebagai sebuah kebijaksanaan

MACAM-MACAM SIDANG

Ditinjau dari segi pesertanya (instansi pengambil keputusan) sidan terbagi menjadi:

1. Sidang Pleno
2. Sidang Komisi
3. Sidang Sub-Komisi

Sidang ditinjau dari segi jabatannya terbagi menjadi:

1. Rapat Presidium
2. Rapat Dewan Pimpinan Harian
3. Rapat Bidang Koordinasi

Sidang ditinjau dari segi keputusannya terbagi menjadi

1. Kongres/Muktamar/Munas/Mubes
2. Musyawarah Daerah (MUSDA)
3. Konferensi
4. Rapat Anggota Tahunan
5. Rapat Kerja

SYARAT-SYARAT/UNSUR-UNSUR PERSIDANGAN

1. Tempat/ruangan
2. Waktu Sidang
3. Acara Sidang
4. Peserta Sidang
5. Perlengkapan/peralatan sidang
6. Tata tertib sidang
7. Pimpinan dan skretaris sidang
8. keputusan/kesimpulan

TEMPAT SIDANG

Sebagai tempat pertemuan formal, sidang memerlukan tempat yang memadai, agar sidang bejalan lancar dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. Karena itu, beberapa persyaratan dibawah ini perlu untuk mendapat perhatian. Seperti:

1. Tempat yang cukup luas
2. Ruangan harus bersih dan sehat
3. Keamanana harus terjamin serta tersedia sarana penunjang lainnya.

WAKTU PERSIDANGAN

Sebelum sidang dilaksanakan, faktor  waktu bagi semua pihak menjadi pertimbangan, karena itu, disiplin bagi semua pihak (majelis sidang) merupakan salah satu faktor yang turut menentukan kelancaran tercapainya tujuan dalam bersidang. Oleh karena  itu, waktu bersidang hendaknya ditentukan sebaik mungkin (secuukupnya), sehingga tidak memberatkan dan menjemuhkan para peserta sidang, seperti lamanya sidang, waktu istirahat, waktu sholat, waktu makan, dan lain sebagainya.

PERLENGKAPAN/ PERALATAN SIDANG

Dalam melaksanakan pesidangan, maka peralatan yang di butuhkan hendaknya dipenuhi, misalnya:

1. Palu sidang
2. Kursi dan meja sidang
3. Penerangan sidang
4. Podium
5. Pengeras suara dan lain sebagainya.

TATA TERTIB SIDANG

Agar acara persidangan berjalan lancar, maka diperlukan tata tertib yang mendukung terciptanya kelancaran tersebut. dengan demikian perlu disusun tata tertib yang menyangkut :

1. Hak dan kewajiban peserta sidang
2. Peraturan mengenai keputusan sidang
3. Peraturan hak suara dalam persidangan
4. Peraturan pemilihan pimpinan sidang dan sebagainya.

PIMPINAN SIDANG

Sukses atau tidaknya sidang sangat ditentukan /bergantung pada pimpinan sidang, oleh karena itu, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang. Antara lain:

1. Mengarahkan sidang dan menyelesaikan masalah
2. Menjelaskan masalah yang akan dibahas
3. Memberikan kesempatan pada peserta untuk menyampaikan pendapat atau gagasan serta menyalurkan aspirasinya
4. Peka terhadap masalah yang berkembang
5. Tidak mudah terpancing (emosional) dan tidak memaksakan kehendak
6. Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahakan untuk mendapat kesepakatan dalam pengambilan keputusan.

SYARAT_SYARAT PIMPINAN SIDANG

1. Mempunyai sifat leadership
2. Mempunyai pengetahuan yang cukup
3. Bijaksana dan tanggung jawab.

Peka terhadap situasi dan cepat untuk mengambil inisiatif dalam situasi kritis.

SIKAP PIMPINAN SIDANG

1. Simpatik dan menarik
2. Disiplin
3. Sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan
4. Bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta
5. menghargai pendapat orang lain (peserta)

SEBAB-SEBAB MENJADI PIMPINAN SIDANG

1. Karena jabatan atau kedudukan
2. Ditunjuk oleh atasan
3. Ditunjuk/dipilih oleh peserta sidang

SEKRETARIS DAN ANGGOTA SIDANG

Untuk membantu kelancaran jalannya persidangan dan menjaga kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dalam sidang, maka diperlukan anggota atau sekretaris sidang untuk mecatat jalannya acara dan masalah-masalah yang berkembang di persidangan, sehingga memudahkan untuk menganalisa dan kemungkinan peninjauan kembali, baik sebelum maupun sesudah diambil keputusan.

KEPUTUSAN SIDANG

Keputusan/kesimpulan sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan persidangan stelah diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang yang kemudian disepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembangannya.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Agar kepeutusan tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, maka kepeutusan harus diambil dengan jalan musyawarah mufakat. Karena itu langkah-langkah untuk mengambil keputusan bisa dilakukan dengan sistem demokrasi (suara terbanyak), prinsip aklamasi dan berdasarkan kompromi (lobiying), yaitu dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan. Untuk  mengacu ke arah prinsip-prinsip itu di atas, dalam sidang dilakukan proses:

ü  Kwalifikasi : saling menanyakan pendapat diantara peserta

ü  Interpretasi : penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan

ü  Motivikasi: pengungkapan alasan yang logis

ü  Integrasi: pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat diterima oleh peserta sidang, serta dijadika sebagai keputusan

MOVE-MOVE PERSIDANGAN

Dalam persidangan biasa muncul move-move yang dpat maramaikan persidangan, bahkan  digunakan alat untuk memenangkan peridangan, seperti:

1.      Schorsing (penundaan) untuk sementara  atau dalam waktu tertentu.

2.      Lobiying (obrol-obrol) antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu tertentu  untuk mencari kesepahaman yang tidak dapat diambil dalam persidangan. Keudua point (1-2) ini juga dilakukan apabila dalam persidangan mengalami jalan buntu, atau peserta sidang mengalami kelelahan (kejemuhan) maka bisa dilakukan  Schorsing

3.      Intruption (memotong pembicaraan)

Dalam persidangan, sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seseorang peserta terhadap peserta lainnya atau pimpinan  sidang sekalipun. Dalam upaya inilah digunakan istilah “intrupsi” yang pada hakikatnya meminta kesempatan untuk berbicara. Dalam HMI ada 4  (empat) istilah intrupsi yang sering berkembang dalam setiap persidangan, yaitu:

a.      Intruption point of order (meminta kesempatan untuk berbicara)

Istilah ini digunakan oleh peserta manakala yang diintrupsi , baik itu peserta lain atau pimpinan sidang dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.

b.      Intruption point of Information  (meminta kesempatan dan untuk memberikan penjelasan)

Pemotongan seperti ini dilakukan peserta terhadap peserta lain atau pimpinan sidang, untuk memberikan dan atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari apa yang telah disampaikan.

c.       Intruption point of Clearifikation  (memintauntuk diperjelas)

Hal ini dilakukan untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perbedaan pendapat yang menajam dalam persidangan.

d.      Intruption point of personal prevelage (permemintaan untuk pembersihan nama)

Pemeotongan pembicaraan dari peserta sidang kepada peserta lainnya dimana yang mengintrupsi meminta kepada pimpinana sidang untuk tidak memberikan kesempatan atau membiarkan pembicaraan yang diintrupsi, karena dipandang telah memojokkan seseorang atau menyinggung masalah pribadi seseorang.

PENGGUNAAN PALU SIDANG

Dalam persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran sidang. Mulai dari penempatan, pemegangan sampai pada penggunaan/ ketukannya pula  mempunyai etika sendiri itu, salah mengugunkan atau mnetukan palu sidang bisa mengakibatkan ketegangan-ketegangan diantara audiens yang ada. Adapun penggunaan atau ketukan-ketukan palu sidang adalah sebagai berikut:

Satu kali (1x) ketukan digunakan untuk:

a.       Menerima dan menyerahkan pimpimpinan sidang

b.      Mengesahkan keputusan sidang point demi point

c.       Memberikan perhatian kepada peserta sidang untuk tidak gaduh

d.      Menscorsing atau mencabut kembali scorsing sidang yang lamanya 1 x 15 menit

e.       Mencabut kembali/mebatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

Dua kali (2x) ketukan digunakan untuk:

a.       schorsing sidang yang lamanya 2 x 15 menit atau 2 x 30 menit

Tiga kali (3x) ketukan digunakan untuk:

a.       Membuka atau menutup sidang atau acara sidang

b.      Mengambil keputusan mengesahkan keputusan hasil sidang akhir secara keseluruhan

CONTOH-CONTOH DALAM MENGGUNAKAN KETUKAN PALU

1.      Membuka acara sidang resmi

……………. Dengan mengucapakan Bismillahirohmanirrohim sidang/acara …………… secara resmi saya buka/dibuka, tok..tok..tok.

2.      Menutup sidang secara resmi

…………….. Dengan membaca Alhamdulillahirobbil ‘alamin,  sidang/acara. Secara resmi ditutup tok..tok..tok.

3.      Pengesahan Keputusan

……………… Dengan membaca Alhamdulillahirobbil ‘alamin,  hasil sidang/rapat dinyatakan sah. tok..tok..tok.

4.      Menschorsing/ mencabut schorsing

………………. Dengan mengucapkan Bismillahirohmanirrohim sidang kita scorsing selama 1x15 menit Tok… 2x15 menit tok..tok., 1x24 jam tok..tok. 2/7 x 24 jam atau sidang kita cabut kembali

5.      menerima dan menyerahkan palu sidang

………………. Dengan mengucapakan Alhamdulillahirobbil ‘alamin pimpinan sidang pimpinan saya serahkan kepada presidium/ pimpinan sidang yang lain (1x) ketukan, tok. Atau

……………… Dengan membaca Bismillahirohmanirrohim,  pimpinan sidang saya terima (1x) kemudian membaca salam.

6.      mengesahkan  keputusan sidang sidang point per point

setiap peserta diwajibkan sholat dengan sarung  setuju……. Tok…(1x)  dan lain-lain

Demikinan contoh-contoh redaksi dalam menggunkan palu sidang, dan hal tersebut sangat bergantung kepada kecerdasan dan keahlian pimpinan sidang di dalam persidangan.