ETIKA
PERSIDANGAN
PENDAHULUAN
Setiap
persekutuan (perkumpulan) dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai
tujuan bersama dan terikat dalam suatu ikatan hirarkis, dimana senantiasa
terdapat hubungan antar sesama (atasan-bawahan) disebut organisasi. Karena itu,
secara hirarkis organisasi merupakan wadah kegiatan administrasi, manajemen dan
proses interaksi antar personil yang ada didalamnya.
Dalam
melaksanakan seluruh aktivitasnya, sebagai upaya untuk mencapai tujuan bersama
organisasi tersebut. senantiasa bertitik tolak pada peratuaran-peraturan
(hasil-haasil keputusan musyawarah) yang ditanamkan oleh organisasi dan dijiwai
oleh seluruh anggotanya. Keputusan-kepetusan yang diambil dalam persidangan
tentunya merupakan kebijaksanaan organisasi yang harus disiasati oleh anggotanya.
Penguasaan tata
cara persidangan merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh setiap
pimpinan maupun anggota organisasi, karena persidangan yang melahirkan
kepeutusan-keputusan merupakan faktor dominan dalam menentukan laju organisasi,
bahkan pemerintahan dan masyarakat banyak. Selain itu, persidangan dalam segala
aspeknya merupakan hal yang harus senantiasa diperhatikan\, manakal suatu
organisasi yang tidak mau terjebak oleh keputusan-keputusan yang kaku atau
mungkin merugikan.
PENGERTIAN
PERSIDANGAN
Sidang dalah
pertemuan formal suatu organisasi guna membahas maslah tertentu dalam upaya
mengahsilkan keputusan sebagai sebuah kebijaksanaan
MACAM-MACAM
SIDANG
Ditinjau dari
segi pesertanya (instansi pengambil keputusan) sidan terbagi menjadi:
- Sidang Pleno
- Sidang Komisi
- Sidang Sub-Komisi
Sidang ditinjau dari segi jabatannya terbagi menjadi:
- Rapat Presidium
- Rapat Dewan Pimpinan Harian
- Rapat Bidang Koordinasi
Sidang ditinjau dari segi keputusannya terbagi menjadi
- Kongres/Muktamar/Munas/Mubes
- Musyawarah Daerah (MUSDA)
- Konferensi
- Rapat Anggota Tahunan
- Rapat Kerja
SYARAT-SYARAT/UNSUR-UNSUR
PERSIDANGAN
- Tempat/ruangan
- Waktu Sidang
- Acara Sidang
- Peserta Sidang
- Perlengkapan/peralatan sidang
- Tata tertib sidang
- Pimpinan dan skretaris sidang
- keputusan/kesimpulan
TEMPAT SIDANG
Sebagai tempat
pertemuan formal, sidang memerlukan tempat yang memadai, agar sidang bejalan
lancar dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. Karena itu,
beberapa persyaratan dibawah ini perlu untuk mendapat perhatian. Seperti:
- Tempat yang cukup luas
- Ruangan harus bersih dan sehat
- Keamanana harus terjamin serta
tersedia sarana penunjang lainnya.
WAKTU
PERSIDANGAN
Sebelum sidang
dilaksanakan, faktor waktu bagi semua
pihak menjadi pertimbangan, karena itu, disiplin bagi semua pihak (majelis
sidang) merupakan salah satu faktor yang turut menentukan kelancaran
tercapainya tujuan dalam bersidang. Oleh karena
itu, waktu bersidang hendaknya ditentukan sebaik mungkin (secuukupnya),
sehingga tidak memberatkan dan menjemuhkan para peserta sidang, seperti lamanya
sidang, waktu istirahat, waktu sholat, waktu makan, dan lain sebagainya.
PERLENGKAPAN/
PERALATAN SIDANG
Dalam
melaksanakan pesidangan, maka peralatan yang di butuhkan hendaknya dipenuhi,
misalnya:
- Palu sidang
- Kursi dan meja sidang
- Penerangan sidang
- Podium
- Pengeras suara dan lain
sebagainya.
TATA TERTIB
SIDANG
Agar acara
persidangan berjalan lancar, maka diperlukan tata tertib yang mendukung
terciptanya kelancaran tersebut. dengan demikian perlu disusun tata tertib yang
menyangkut :
- Hak dan kewajiban peserta sidang
- Peraturan mengenai keputusan
sidang
- Peraturan hak suara dalam
persidangan
- Peraturan pemilihan pimpinan
sidang dan sebagainya.
PIMPINAN
SIDANG
Sukses atau
tidaknya sidang sangat ditentukan /bergantung pada pimpinan sidang, oleh karena
itu, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang. Antara
lain:
- Mengarahkan sidang dan
menyelesaikan masalah
- Menjelaskan masalah yang akan
dibahas
- Memberikan kesempatan pada peserta
untuk menyampaikan pendapat atau gagasan serta menyalurkan aspirasinya
- Peka terhadap masalah yang berkembang
- Tidak mudah terpancing (emosional)
dan tidak memaksakan kehendak
- Menyimpulkan dan menjelaskan
hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahakan untuk mendapat
kesepakatan dalam pengambilan keputusan.
SYARAT_SYARAT
PIMPINAN SIDANG
- Mempunyai sifat leadership
- Mempunyai pengetahuan yang cukup
- Bijaksana dan tanggung jawab.
Peka terhadap situasi dan cepat untuk mengambil inisiatif dalam
situasi kritis.
SIKAP
PIMPINAN SIDANG
- Simpatik dan menarik
- Disiplin
- Sopan dan hormat dalam kata-kata
dan perbuatan
- Bersikap adil dan bijaksana
terhadap peserta
- menghargai pendapat orang lain
(peserta)
SEBAB-SEBAB
MENJADI PIMPINAN SIDANG
- Karena jabatan atau kedudukan
- Ditunjuk oleh atasan
- Ditunjuk/dipilih oleh peserta
sidang
SEKRETARIS
DAN ANGGOTA SIDANG
Untuk membantu
kelancaran jalannya persidangan dan menjaga kemungkinan-kemungkinan yang
terjadi dalam sidang, maka diperlukan anggota atau sekretaris sidang untuk
mecatat jalannya acara dan masalah-masalah yang berkembang di persidangan,
sehingga memudahkan untuk menganalisa dan kemungkinan peninjauan kembali, baik
sebelum maupun sesudah diambil keputusan.
KEPUTUSAN
SIDANG
Keputusan/kesimpulan
sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan persidangan stelah
diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang yang kemudian disepakati
bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian dijadikan bahan atau landasan bagi
anggota organisasi dalam pengembangannya.
PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
Agar kepeutusan
tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, maka kepeutusan harus
diambil dengan jalan musyawarah mufakat. Karena itu langkah-langkah untuk
mengambil keputusan bisa dilakukan dengan sistem demokrasi (suara terbanyak),
prinsip aklamasi dan berdasarkan kompromi (lobiying), yaitu dimana para
peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan. Untuk mengacu ke arah prinsip-prinsip itu di atas,
dalam sidang dilakukan proses:
ü Kwalifikasi : saling menanyakan pendapat diantara peserta
ü Interpretasi : penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan
ü Motivikasi: pengungkapan alasan yang logis
ü Integrasi: pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat
diterima oleh peserta sidang, serta dijadika sebagai keputusan
MOVE-MOVE
PERSIDANGAN
Dalam
persidangan biasa muncul move-move yang dpat maramaikan persidangan,
bahkan digunakan alat untuk memenangkan
peridangan, seperti:
1.
Schorsing (penundaan) untuk sementara
atau dalam waktu tertentu.
2.
Lobiying (obrol-obrol) antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu
tertentu untuk mencari kesepahaman yang
tidak dapat diambil dalam persidangan. Keudua point (1-2) ini juga dilakukan
apabila dalam persidangan mengalami jalan buntu, atau peserta sidang mengalami
kelelahan (kejemuhan) maka bisa dilakukan
Schorsing
3.
Intruption (memotong pembicaraan)
Dalam persidangan, sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari
seseorang peserta terhadap peserta lainnya atau pimpinan sidang sekalipun. Dalam upaya inilah digunakan
istilah “intrupsi” yang pada hakikatnya meminta kesempatan untuk berbicara.
Dalam HMI ada 4 (empat) istilah intrupsi
yang sering berkembang dalam setiap persidangan, yaitu:
a.
Intruption point
of order (meminta kesempatan untuk berbicara)
Istilah ini digunakan oleh peserta manakala yang diintrupsi , baik
itu peserta lain atau pimpinan sidang dipandang melakukan pembicaraan yang
menyimpang dari masalah yang dibicarakan.
b.
Intruption point
of Information (meminta kesempatan dan
untuk memberikan penjelasan)
Pemotongan seperti ini dilakukan peserta terhadap peserta lain atau
pimpinan sidang, untuk memberikan dan atau memberikan informasi sebagai
pelengkap dari apa yang telah disampaikan.
c.
Intruption point
of Clearifikation (memintauntuk
diperjelas)
Hal ini dilakukan untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi
perbedaan pendapat yang menajam dalam persidangan.
d.
Intruption point
of personal prevelage (permemintaan untuk pembersihan nama)
Pemeotongan pembicaraan dari peserta sidang kepada peserta lainnya
dimana yang mengintrupsi meminta kepada pimpinana sidang untuk tidak memberikan
kesempatan atau membiarkan pembicaraan yang diintrupsi, karena dipandang telah
memojokkan seseorang atau menyinggung masalah pribadi seseorang.
PENGGUNAAN
PALU SIDANG
Dalam
persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran sidang.
Mulai dari penempatan, pemegangan sampai pada penggunaan/ ketukannya pula mempunyai etika sendiri itu, salah
mengugunkan atau mnetukan palu sidang bisa mengakibatkan ketegangan-ketegangan
diantara audiens yang ada. Adapun penggunaan atau ketukan-ketukan palu sidang
adalah sebagai berikut:
Satu kali
(1x) ketukan digunakan untuk:
a.
Menerima dan menyerahkan
pimpimpinan sidang
b.
Mengesahkan keputusan sidang
point demi point
c.
Memberikan perhatian kepada
peserta sidang untuk tidak gaduh
d.
Menscorsing atau mencabut
kembali scorsing sidang yang lamanya 1 x 15 menit
e.
Mencabut kembali/mebatalkan
ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
Dua kali (2x) ketukan digunakan untuk:
a.
schorsing sidang yang lamanya 2
x 15 menit atau 2 x 30 menit
Tiga kali
(3x) ketukan digunakan untuk:
a.
Membuka atau menutup sidang
atau acara sidang
b.
Mengambil keputusan mengesahkan
keputusan hasil sidang akhir secara keseluruhan
CONTOH-CONTOH DALAM MENGGUNAKAN KETUKAN PALU
1.
Membuka acara sidang resmi
……………. Dengan mengucapakan Bismillahirohmanirrohim
sidang/acara …………… secara resmi saya buka/dibuka, tok..tok..tok.
2.
Menutup sidang secara resmi
…………….. Dengan membaca Alhamdulillahirobbil ‘alamin, sidang/acara. Secara resmi ditutup tok..tok..tok.
3.
Pengesahan Keputusan
……………… Dengan membaca Alhamdulillahirobbil ‘alamin, hasil sidang/rapat dinyatakan sah. tok..tok..tok.
4.
Menschorsing/ mencabut
schorsing
………………. Dengan mengucapkan Bismillahirohmanirrohim sidang
kita scorsing selama 1x15 menit Tok… 2x15 menit tok..tok., 1x24 jam tok..tok.
2/7 x 24 jam atau sidang kita cabut kembali
5.
menerima dan menyerahkan palu
sidang
………………. Dengan mengucapakan Alhamdulillahirobbil ‘alamin
pimpinan sidang pimpinan saya serahkan kepada presidium/ pimpinan sidang yang
lain (1x) ketukan, tok. Atau
……………… Dengan membaca Bismillahirohmanirrohim, pimpinan sidang saya terima (1x) kemudian
membaca salam.
6.
mengesahkan keputusan sidang sidang point per point
setiap peserta diwajibkan sholat dengan sarung setuju……. Tok…(1x) dan lain-lain
Demikinan contoh-contoh
redaksi dalam menggunkan palu sidang, dan hal tersebut sangat bergantung kepada
kecerdasan dan keahlian pimpinan sidang di dalam persidangan.